Cómo conciliar tus ventas de Amazon con tus registros contables

Si vendes en Amazon, seguramente ya sabes que no es tan simple como “vendo → cobro → anoto en contabilidad”. Entre comisiones, devoluciones, reembolsos, IVA y transferencias, la cifra que ves en tu cuenta bancaria no siempre coincide con lo que realmente has vendido.

Por eso es fundamental conciliar tus ventas de Amazon con tus registros contables para que tus números sean correctos, evitar errores fiscales y conocer la rentabilidad real de tu negocio.

Resumen: conciliar ventas de Amazon significa comparar tu contabilidad interna con los informes de Seller Central hasta que cada euro vendido, devuelto o cobrado quede explicado. La dificultad de fondo es que ventas brutas, ventas netas e ingresos líquidos son tres cifras distintas: Amazon nunca te transfiere lo que has vendido, sino ese importe menos comisiones, logística y devoluciones. Para desglosarlo necesitas cuatro informes concretos —pagos (settlement), transacciones, reembolsos y tarifas (fee preview)— y seguir un proceso mensual de comparación y ajuste. Sin ese desglose, el saldo bancario nunca va a “cuadrar” con lo que crees haber vendido.

¿Qué significa conciliar ventas en Amazon?

La conciliación contable es el proceso de comparar los datos que tienes en tu contabilidad con los informes que te da Amazon para asegurarte de que todo coincide. No se trata solo de verificar ingresos: también incluye comisiones, devoluciones, gastos logísticos y ajustes de IVA.

⚠️ No es lo mismo que la conciliación bancaria:

• Conciliación bancaria: comparas tu contabilidad con el extracto bancario.
• Conciliación de ventas: comparas tus registros internos con los datos de Amazon para asegurarte de que todo lo que se ha vendido, devuelto o cobrado está correctamente reflejado.

Si vendes en varios países, la conciliación también ayuda a comprobar si el IVA está bien aplicado según la normativa (por ejemplo, con el régimen OSS).

¿Qué diferencia hay entre ventas brutas, netas e ingresos líquidos de Amazon?

Antes de tocar un solo informe conviene tener clara esta distinción, porque es la raíz de casi todos los descuadres:

• Ventas brutas: el total que pagan los clientes por tus productos, IVA incluido y antes de cualquier descuento o devolución. Es la cifra que suele verse “grande” y que ilusiona más de la cuenta.
• Ventas netas: lo que queda después de restar devoluciones, descuentos y promociones. Ya es más realista, pero todavía no es lo que vas a cobrar.
• Ingresos líquidos (lo que Amazon te paga): el importe final que llega a tu cuenta bancaria, tras descontar comisión por venta, tarifas de almacenamiento, logística FBA y cualquier otro ajuste.

Amazon actúa como intermediario: se cobra sus servicios, gestiona devoluciones y solo entonces te transfiere lo que queda. Por eso conciliar no consiste en mirar el extracto bancario y asumir que ahí está la foto de tus ventas — el saldo que entra en el banco no es un reflejo fiel de lo vendido, sino el resultado final después de todas las operaciones internas de Amazon:

• Pagos a plazos: Amazon agrupa tus ingresos y los transfiere cada dos semanas (aproximadamente), así que hay un desfase temporal entre la venta y el ingreso real en tu cuenta.
• Reembolsos y ajustes: si un cliente devuelve un producto, Amazon puede retener el importe, deducirlo de pagos futuros o restártelo aunque ya lo hubieras cobrado.
• IVA y otros impuestos: si Amazon ya lo ha declarado por ti (por ejemplo, en marketplace facilitator), parte de lo que ves en el informe no es ingreso tuyo, sino IVA que pertenece a Hacienda.

Con esta jerarquía clara —bruto → neto → líquido— es mucho más fácil interpretar por qué un mismo mes puede mostrar tres cifras distintas y ninguna de ellas coincide con lo que aparece en tu banco.

Documentos y datos que necesitas antes de empezar

Antes de ponerte manos a la obra, ten a mano estos documentos. Amazon no ofrece un resumen único, sino varios informes con lógicas distintas, y saber cuál mirar para qué es la mitad del trabajo:

• Informe de pagos (settlement report): el más importante. Resume todo lo que Amazon te debe o ha pagado en un periodo —ventas, devoluciones, comisiones, ajustes— y es la referencia principal para el registro contable, porque explica qué ha entrado realmente en tu cuenta bancaria.
• Informe de transacciones: desglosa cada movimiento de forma individual. Es el que usarás para auditar una diferencia concreta cuando algo no cuadre.
• Informe de reembolsos y devoluciones: indica cuánto se ha devuelto y en qué periodo, clave para no contabilizarlo fuera de fecha.
• Informe de tarifas (fee preview): muestra qué comisiones se aplican a cada producto, útil para verificar que lo que registras como gasto coincide con lo que Amazon cobra.
• Extractos bancarios: para comprobar cuándo y cuánto te ha transferido Amazon.
• Registro de facturas emitidas: si facturas directamente a tus clientes.
• Declaraciones de IVA: para verificar si Amazon ya lo ha declarado o si lo debes incluir tú.

Combinar mal estos informes —por ejemplo, sumar ventas brutas del informe de transacciones con las comisiones del fee preview sin pasar por el settlement— es la causa más habitual de que “no cuadre nada”.

💡 Consejo: guarda siempre estos documentos en carpetas mensuales, así tendrás todo listo cuando toque conciliación.

Paso a paso para conciliar tus ventas de Amazon

Vamos a la parte práctica. Así es como puedes conciliar de forma clara y ordenada:

Descargar y revisar el informe de pagos de Amazon

• En Seller Central, ve a Pagos → Transacciones y descarga el settlement report en Excel o CSV.
• Localiza la información clave: ventas brutas, devoluciones, comisiones, gastos de logística e impuestos.

Ejemplo: si en un periodo has vendido 10.000 € (ventas brutas), puede que en el informe veas:

• Ventas: 10.000 €
• Comisiones: -1.500 €
• Logística: -300 €
• IVA declarado por Amazon: -1.800 €
• Total a transferir (ingreso líquido): 6.400 €

Comparar con tu contabilidad interna

Aquí es donde detectas diferencias.

• Revisa si la cifra de ventas brutas coincide con la que tienes registrada en tu contabilidad.
• Comprueba que las devoluciones y descuentos están bien registrados como ventas netas, no restados de cualquier manera.
• Verifica si las comisiones y gastos están contabilizados como costes y no restados directamente a ingresos (un error muy común).

Ajustar registros contables

Si detectas diferencias, corrige:

• Comisiones y tarifas: regístralas como gasto en la cuenta correspondiente (grupo 6 del PGC).
• Devoluciones: deben restarse de ingresos, no de gastos.
• IVA: si Amazon lo ha declarado por ti, debes anotarlo como IVA repercutido y compensarlo en tus declaraciones.
• Ventas en diferentes países: revisa el tipo de IVA que corresponde y si debes declarar por OSS.

Errores comunes al conciliar ventas de Amazon

• Olvidar registrar comisiones: Amazon nunca te transfiere la venta completa, así que si no registras las comisiones, tu margen real estará inflado.
• No contabilizar devoluciones en el periodo correcto: si las anotas fuera de fecha, tu contabilidad mensual será poco fiable.
• Ignorar ventas en distintas monedas: cuidado si vendes en UK o USA, revisa la conversión.
• Confiar solo en el saldo bancario: el dinero que Amazon ingresa no refleja el total de ventas, sino ventas menos comisiones y gastos — es el ingreso líquido, no la venta bruta.

Consejos para mantener la conciliación al día

• Conciliar mensualmente: no esperes al final del trimestre, así evitas acumulación de errores.
• Establecer un flujo de trabajo: quién descarga informes, quién revisa y quién ajusta registros.
• Guardar todo: informes de Amazon, facturas, justificantes de comisiones y devoluciones.
• Revisar el IVA: especialmente si vendes en varios países.

Conciliar tus ventas de Amazon no es un capricho contable, es una necesidad para:

• Evitar problemas con Hacienda.
• Tener una visión real de tu rentabilidad.
• Detectar errores y gastos no previstos.

Con un proceso claro —o una plataforma con IA como Accountali que conecta directamente con Amazon y clasifica ventas, comisiones y devoluciones por ti— es posible reducir hasta un 60% el tiempo que se tarda en localizar un descuadre, y centrarte en vender más en lugar de perseguir informes.

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